Questo workflow registra in Google Sheets i dati delle spese ricavati da foto o documenti inviati a un bot Telegram. Google Gemini analizza lo scontrino e restituisce informazioni come esercente, importo, data, categoria e metodo di pagamento. Se il livello di affidabilità rilevato è basso, il workflow chiede di confermare o correggere la categoria tramite pulsanti Telegram prima di salvare la spesa.
A cosa serve
Può aiutare freelance e piccole attività a raccogliere le spese senza trascrivere ogni scontrino a mano. Si invia una foto o un documento al bot e, quando l’estrazione è sufficientemente affidabile, i dati vengono aggiunti al foglio di calcolo. Il flusso di conferma è pensato per i casi in cui Gemini ha meno sicurezza sulla categoria: la persona può approvare quella proposta o sceglierne un’altra.
Il workflow estrae esercente, importo, data, categoria, metodo di pagamento e un punteggio di affidabilità. Non gestisce la contabilità completa: raccoglie i dati in un foglio, che dovrà essere configurato in base al modo in cui si vogliono organizzare le spese.
Come funziona
Il trigger di Telegram avvia il workflow quando il bot riceve un messaggio con una foto o un documento, oppure una risposta a un pulsante inline. Per una ricevuta, il flusso scarica il file da Telegram e lo invia a Google Gemini, che restituisce i dettagli della spesa in formato JSON. Il workflow interpreta la risposta e trasforma in valore nullo le date non valide.
Se il punteggio di affidabilità supera 0,65, la spesa viene aggiunta a Google Sheets e il bot comunica che è stata salvata. Se il punteggio è pari o inferiore a 0,65, il workflow salva temporaneamente i dati estratti e l’URL di ripresa dell’esecuzione in una Data Table di n8n. Il bot chiede quindi di confermare la categoria rilevata o di sceglierne una diversa. Dopo la risposta, il flusso riprende, aggiunge la spesa rivista al foglio, elimina il record temporaneo e invia una conferma su Telegram.
Cosa ti serve
Servono un bot Telegram con le relative credenziali, una credenziale API per Google Gemini e una credenziale OAuth2 per Google Sheets. In n8n va selezionato un modello Gemini in entrambi i passaggi di analisi degli scontrini.
Occorre anche creare una Data Table, ad esempio pending_expenses, con colonne per request_id, resume_url, vendor, amount, date, category e payment_method. Nel foglio Google Sheets di destinazione devono esserci colonne compatibili con i dati da registrare, per esempio data, esercente, importo, tipo di pagamento e categoria della spesa. Dopo l’importazione, controlla che ogni nodo Data Table e Google Sheets punti alla tabella e al foglio corretti.
Come importarlo
Apri il template su n8n.io e scegli “Use for free”, oppure copia il workflow JSON e incollalo in un nuovo workflow n8n. Poi configura le credenziali nei nodi Telegram, Google Gemini e Google Sheets, seleziona il modello Gemini e imposta la Data Table e il foglio di destinazione. Prima di usarlo per le spese effettive, verifica che i nomi e i formati delle colonne corrispondano ai dati che vuoi conservare.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow usa nodi nativi di n8n, quindi può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi, i nodi che comunicano con Telegram, Gemini e Google Sheets hanno bisogno delle credenziali appropriate. La disponibilità delle integrazioni non sostituisce gli account o le credenziali richieste dai servizi collegati.
Limiti e aspetti da verificare
L’estrazione dipende dai dati leggibili nello scontrino e dalla risposta di Gemini: il controllo tramite pulsanti interviene per la categoria quando il punteggio è basso, ma non equivale a una verifica automatica di ogni campo. Conviene controllare alcuni risultati e adattare le colonne del foglio alle proprie esigenze. Anche la tabella temporanea deve avere le colonne richieste e essere selezionata nei nodi interessati. La configurazione richiede quindi più passaggi rispetto a un semplice collegamento tra app, soprattutto per predisporre bot, credenziali, Data Table e foglio.
