Come importare un template n8n e adattarlo alle tue esigenze

Un template n8n è un workflow già costruito: qualcuno ha collegato i nodi, scritto le condizioni e spesso aggiunto delle note. Tu lo importi nel tuo n8n, colleghi i tuoi account e lo adatti. È il modo più veloce per avere un’automazione funzionante, e anche per imparare come si costruiscono.

Questa guida spiega i passi, dall’importazione all’accensione. Vale per n8n Cloud e per la versione self-hosted. Riferimento: n8n 2.43, ottobre 2026; i nomi dei menu possono cambiare tra una versione e l’altra.

Prima di iniziare

Ti servono:

n8n: un account n8n Cloud (c’è una prova gratuita) oppure un n8n installato da te. Se non sai cosa scegliere, leggi n8n: cos’è, quanto costa e per chi ha senso.
Gli account delle app usate dal template: Gmail, Google Sheets, Slack, Telegram e così via.
Eventuali chiavi API a pagamento, per esempio OpenAI se il template usa l’AI.

Su ogni nostra guida ai template trovi la sezione “Cosa ti serve” con l’elenco: leggila prima di importare.

1. Trova il template giusto

Puoi partire dalla libreria ufficiale su n8n.io/workflows, con oltre 13.000 template quasi tutti in inglese (altre fonti e una lista di controllo in Template n8n gratis: dove trovarli e come sceglierli), oppure dalle nostre guide in italiano divise per attività, per esempio Vendite e CRM o Produttività personale.

Prima di scegliere, controlla tre cose:

Le app: usa quelle che hai già? Sostituire un’app con un’altra (per esempio Outlook al posto di Gmail) si può fare, ma richiede di cambiare i nodi.
I costi: usa servizi a pagamento, come un modello AI o un’app con API solo nei piani pro?
Il trigger: come parte? A orario, a ogni nuova email, a ogni nuova riga di un foglio? Questo decide anche quante esecuzioni consumerà ogni mese.

2. Importa il template in n8n

Ci sono due strade.

Dalla pagina del template su n8n.io. Apri la pagina del template e premi Use for free, poi segui le indicazioni per aprirlo nel tuo n8n. Dalle nostre guide ci arrivi con il pulsante “Usalo su n8n”.

Da un file JSON. Ogni workflow n8n è un file di testo in formato JSON. Se hai il file, apri un nuovo workflow e, dal menu del workflow (i tre puntini in alto), scegli:

Import from File per caricare il file dal computer;
Import from URL se il JSON è pubblicato a un indirizzo web.

In alternativa puoi copiare il testo del JSON e incollarlo sulla lavagna vuota con Ctrl + V (Cmd + V su Mac).

Dopo l’importazione vedi tutti i nodi sulla lavagna. Il template è solo una bozza: non parte finché non lo pubblichi.

3. Leggi le note del template

Molti template hanno dei riquadri colorati sulla lavagna: sono note (sticky note) scritte dall’autore. Spesso spiegano cosa configurare, in che ordine, e quali account servono. Leggile prima di toccare i nodi: ti risparmiano tempo.

4. Collega i tuoi account (credenziali)

Un template non contiene le credenziali di chi l’ha creato: password e token restano nel suo n8n. I nodi che parlano con un’app ti segnalano che manca la credenziale.

Per ogni nodo segnalato:

apri il nodo con un doppio clic;
nel campo della credenziale scegli di crearne una nuova;
segui le istruzioni: per Google e Microsoft di solito basta accedere con il tuo account; per altri servizi serve incollare una chiave API presa dal pannello del servizio.

Una credenziale creata una volta si riusa in tutti i workflow. Le chiavi API sono come password: non incollarle mai dentro i testi dei nodi o nelle note, usa sempre le credenziali di n8n.

5. Adatta il template ai tuoi dati

Ora il lavoro vero: cambiare quello che è specifico di chi ha creato il template. Di solito:

Fogli, cartelle, canali: l’ID del foglio Google, la cartella di Drive, il canale Slack o la chat Telegram vanno sostituiti con i tuoi.
Testi e prompt: se il template usa l’AI, il prompt è spesso in inglese. Riscrivilo in italiano e adattalo al tuo caso (“rispondi come assistenza del negozio X, con tono cordiale”).
Filtri e condizioni: soglie, parole chiave, indirizzi email da escludere.
Orari: nel trigger pianificato controlla l’ora e il fuso orario (le impostazioni del workflow permettono di scegliere Europe/Rome).

Un consiglio: rinomina i nodi in italiano mentre li sistemi (“Leggi richieste dal modulo”, “Avvisa su Telegram”). Fra sei mesi capirai subito cosa fa ogni pezzo.

6. Prova prima di accendere

Avvia il workflow in prova dalla lavagna con il pulsante di esecuzione. n8n esegue un nodo dopo l’altro e ti mostra i dati che entrano ed escono da ciascuno: un segno verde vuol dire che il nodo ha funzionato, uno rosso che c’è un errore.

Per provare senza fare danni:

manda le email di prova a te stesso;
usa un foglio Google di prova, non quello vero;
se il template risponde ai clienti, collega prima un indirizzo tuo.

7. Pubblica il workflow

Quando la prova va bene, premi Publish: da quel momento il workflow parte da solo, ogni volta che scatta il trigger. Nelle versioni di n8n precedenti alla 2.0 al posto di Publish c’era un interruttore Active.

Nei primi giorni controlla la sezione Executions del workflow: elenca ogni esecuzione con il suo esito. Se una fallisce, la apri e vedi in quale nodo si è fermata.

Gli errori più comuni

Errore	Causa probabile	Cosa fare
Il nodo segnala credenziali mancanti	Non hai collegato l’account	Crea la credenziale nel nodo (passo 4)
“Not found” o “404”	L’ID di un foglio, una cartella o un canale è ancora quello dell’autore	Scegli il tuo dal menu del nodo
“Unauthorized” o “401”	Chiave API sbagliata o scaduta, oppure permessi mancanti	Rigenera la chiave e ricontrolla i permessi dell’account
Il workflow non parte da solo	Non è pubblicato, oppure il trigger aspetta un evento che non arriva	Controlla Publish e prova a generare l’evento a mano
Troppe esecuzioni consumate	Il trigger controlla troppo spesso	Allunga l’intervallo: ogni ora invece che ogni minuto
Nodo sconosciuto o con un punto interrogativo	Il template usa un nodo della community o di una versione più nuova	Aggiorna n8n o sostituisci il nodo con uno standard

E adesso?

Il primo template è il più lento. Dal secondo in poi saprai già dove mettere le mani. Per trovare idee da cui partire, leggi i 15 esempi pratici di automazioni n8n oppure sfoglia le guide di Agenti AI e chatbot, Marketing e contenuti e Assistenza clienti. Se hai altri dubbi, guarda le domande frequenti.