Questo workflow raccoglie le email di notifica delle fatture elettroniche Aruba, ne estrae i dati principali e li registra in una data table di n8n. Una volta al mese prepara un file Excel con le fatture del mese selezionato e lo carica su Dropbox. Gmail viene usato per avvisarti se una notifica non può essere interpretata o se un’esecuzione del workflow termina con un errore.
A cosa serve
È pensato per chi riceve le notifiche Aruba in una casella email e vuole tenere un archivio consultabile delle fatture, oltre a produrre un riepilogo mensile senza ricopiare ogni volta i dati in un foglio. La data table conserva le informazioni estratte; il report Excel viene creato in seguito usando il mese di riferimento.
Il workflow gestisce le notifiche Aruba, non tutte le fatture elettroniche possibili. Le fatture estere TD17 non passano da Aruba e non vengono incluse. Inoltre, le note di credito sono conteggiate come importi negativi nel totale mensile.
Come funziona
Un trigger IMAP controlla la casella configurata e cerca i messaggi di notifica Aruba in base al filtro sull’oggetto. Tiene traccia dell’ultimo messaggio elaborato. Dal contenuto dell’email il workflow ricava fornitore, numero della fattura, data del documento, tipo, totali e data di ricezione nel fuso Europe/Rome. Calcola anche una chiave mensile nel formato yyyy.MM.
I dati interpretati vengono inseriti o aggiornati nella data table usando una chiave univoca, così da prevenire duplicati. Se una notifica non può essere analizzata, ricevi un avviso Gmail per controllarla e, se serve, aggiornare la logica di parsing.
Il report può partire con la pianificazione mensile, il giorno 1 alle 07:10, oppure tramite un webhook autenticato a cui viene passato il mese da consolidare. Il workflow legge le fatture archiviate, seleziona quelle del mese richiesto, calcola i totali, converte le righe in un file Excel e lo carica nel percorso Dropbox configurato. In caso di errore di esecuzione, Gmail invia un avviso con l’ultimo passaggio eseguito e il link all’esecuzione non riuscita.
Cosa ti serve
Servono una casella che riceva le notifiche Aruba, con il servizio di fatturazione elettronica e le email abilitate, e una credenziale IMAP in n8n. Per una casella Aruba PEC si possono usare host imaps.pec.aruba.it, porta 993 e SSL; con la verifica in due passaggi può essere necessaria la password per le app di posta. Il workflow non contrassegna le email come lette.
Occorre anche creare una data table n8n con le colonne attese: chiave, fornitore, numero, dataDocumento, tipo, totale, nettoAPagare, dataRicezione e meseRicezione. Vanno configurate le credenziali Dropbox OAuth2 e Gmail, il percorso di base in cui salvare i file e l’indirizzo destinatario degli avvisi. Nel workflow sono presenti nodi OpenAI: dopo l’importazione controlla quali nodi li utilizzano e configura le relative credenziali, se richieste.
Come importarlo
Apri il workflow su n8n.io e seleziona “Use for free”, oppure copia il JSON del workflow e incollalo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, collega le credenziali ai nodi che accedono ai servizi e seleziona la data table corretta in entrambi i passaggi che la usano.
Prima di attivarlo, verifica che il filtro sull’oggetto IMAP e la data SINCE corrispondano alle email presenti nella casella. Imposta il percorso Dropbox e sostituisci l’indirizzo email destinatario usato per gli avvisi. Se usi il webhook per ricostruire un report, configura anche la credenziale Header Auth e invia un corpo JSON con il mese, per esempio {"mese":"2026.10"}.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow può essere eseguito su n8n Cloud o su un’installazione self-hosted. Serve però una versione di n8n con le data table. In entrambi i casi, i nodi che comunicano con IMAP, Dropbox, Gmail o OpenAI devono avere le credenziali necessarie configurate.
Limiti e modifiche
I risultati dipendono dalle email ricevute e dalla logica di parsing: gli avvisi Gmail aiutano a individuare i messaggi che non vengono interpretati, ma può essere necessario adattare il parsing. La data SINCE determina da quale storico partire e il filtro deve corrispondere all’oggetto delle notifiche. I nomi dei campi sono in italiano e rispecchiano quelli attesi nella tabella.
Per archiviare i file altrove, è possibile sostituire Dropbox con Google Drive o OneDrive negli ultimi due nodi. Prima di procedere, verifica che il percorso di destinazione e la struttura dei dati siano adatti al tuo flusso di lavoro.
