Questo workflow raccoglie le richieste di prenotazione di un hotel tramite un modulo n8n, le registra in Google Sheets e avvisa la reception con WhatsApp Business Cloud. Quando i dati risultano validi, invia anche un’email di conferma all’ospite tramite Gmail. È pensato per centralizzare le nuove richieste e ridurre il lavoro manuale necessario per annotarle e avvisare il personale.
A cosa serve
Il modulo n8n raccoglie i dati inseriti da chi desidera prenotare. Il workflow normalizza i campi, controlla le date di check-in e check-out e verifica che il numero di ospiti non superi il limite impostato. Genera inoltre un riferimento per la prenotazione e prepara un riepilogo su una sola riga.
Ogni richiesta viene aggiunta a Google Sheets, con informazioni come stato, eventuali problemi rilevati e riepilogo. La reception riceve una notifica WhatsApp Business Cloud basata su un messaggio template. Se la richiesta risulta valida e ha stato “New”, parte anche un’email di conferma all’ospite; altrimenti l’invio automatico viene saltato.
Come funziona
Il trigger è un invio del modulo n8n. I dati del modulo vengono poi elaborati per uniformare i campi e controllare le date e il numero massimo di ospiti. Il workflow assegna un riferimento, costruisce il riepilogo e registra i dettagli della richiesta in un nuovo record di Google Sheets.
Dopo la registrazione, invia alla reception il riepilogo tramite un template di WhatsApp Business Cloud. La condizione sullo stato determina se inviare o meno l’email Gmail: soltanto le richieste valide contrassegnate come “New” ricevono la conferma automatica. Le richieste non valide vengono comunque registrate e notificate alla reception, ma non ricevono questa risposta automatica.
Cosa ti serve
Servono un account n8n e credenziali per Google Sheets, Gmail e WhatsApp Business Cloud. Ogni nodo che comunica con un servizio deve essere collegato alle relative credenziali. I servizi collegati possono richiedere account, chiavi API o piani propri: verifica i requisiti applicabili ai tuoi account prima di attivare il workflow.
Prepara un foglio Google Sheets con colonne corrispondenti ai campi usati dal workflow. Tra gli esempi ci sono riferimento, data di ricezione, stato, nome, email, telefono, date di check-in e check-out, numero di notti, ospiti, tipologia di camera, messaggio, problemi e riepilogo. Per WhatsApp devi configurare il Phone Number ID e predisporre un template approvato chiamato new_booking_enquiry, oppure adattare il workflow al nome e alla lingua del template che utilizzi. Controlla inoltre il nome del mittente e il contenuto dell’email di conferma.
Come importarlo
Puoi importare il workflow dalla relativa pagina su n8n.io selezionando “Use for free”, oppure copiare il JSON del workflow e incollarlo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, collega le credenziali dei servizi e aggiorna le impostazioni: nome dell’hotel, numero WhatsApp della reception, URL del foglio e valore di maxGuests.
Prima dell’attivazione, controlla che le colonne del foglio corrispondano ai campi effettivamente scritti dal workflow e che il template WhatsApp sia approvato e configurato correttamente. Verifica anche il testo dell’email e i dati del modulo. Una volta attivato il workflow, condividi l’URL di produzione del modulo n8n nei canali in cui gli ospiti possono inviare le richieste.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow usa nodi nativi di n8n, quindi può essere utilizzato sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi, il collegamento ai servizi esterni richiede le credenziali necessarie e una configurazione adatta al foglio, all’hotel e ai canali di comunicazione scelti.
Limiti e controlli
La conferma automatica dipende dai controlli di validità e dallo stato “New”: non è una conferma indiscriminata per ogni invio del modulo. Il valore massimo di ospiti e le impostazioni dell’hotel vanno adattati prima dell’uso. Anche le colonne, il testo Gmail e il template WhatsApp richiedono una verifica. Il workflow registra e notifica le richieste, ma non sostituisce la verifica della disponibilità delle camere o la gestione completa di una prenotazione.
