Questo workflow raccoglie le richieste commerciali inviate a un webhook, ne valuta la compatibilità con i servizi dell’agenzia e prepara una bozza di risposta. Usa OpenAI per strutturare le informazioni sul lead e formulare il testo dell’email, HubSpot per gestire contatti e deal, Gmail per salvare la bozza e Slack per avvisare il responsabile. La valutazione e l’assegnazione seguono criteri configurabili, così le richieste possono essere organizzate prima di un intervento manuale.
A cosa serve
È pensato per agenzie che ricevono richieste tramite un sito o un modulo e vogliono registrarle in HubSpot senza creare duplicati. Il workflow può anche arricchire la valutazione con informazioni testuali provenienti dal sito dell’azienda, ma solo se il dominio è stato approvato nelle impostazioni. Il risultato comprende un contatto e un deal in HubSpot, una bozza personalizzata in Gmail e una notifica di revisione su Slack.
La bozza non viene inviata automaticamente: viene salvata in Gmail perché possa essere controllata. Se una richiesta è già stata elaborata, il workflow restituisce l’ID del deal esistente e non crea un nuovo deal né una nuova bozza. Questo comportamento rende importante riutilizzare lo stesso requestId quando si ripete l’invio della stessa richiesta.
Come funziona
Il punto di ingresso è un webhook autenticato che riceve una richiesta POST con requestId, nome, email, azienda, sito web e messaggio. I dati vengono validati e normalizzati; poi il workflow cerca in HubSpot un deal con un nome deterministico, usato per riconoscere una richiesta già presente.
Se trova una corrispondenza, restituisce al sistema chiamante l’ID del deal e interrompe la creazione di nuovi elementi. Se non trova un duplicato, può recuperare la homepage aziendale quando il dominio è incluso nell’elenco dei domini autorizzati. Ne estrae una quantità limitata di testo semplice, da usare come evidenza per la ricerca.
OpenAI elabora quindi le informazioni e produce un brief strutturato sul lead e una bozza di risposta. Il workflow applica anche un punteggio deterministico e assegna un responsabile HubSpot in base a budget, compatibilità dei servizi, urgenza e prove verificate sul sito. Se la parte AI fallisce, il flusso prevede un payload per la revisione manuale. Infine aggiorna o crea il contatto, crea il deal associato, salva la bozza in Gmail, invia una notifica al canale Slack configurato e restituisce al webhook l’ID del deal e il punteggio.
Cosa ti serve
Per configurarlo servono credenziali per l’autenticazione del webhook, OpenAI, HubSpot, Gmail e Slack. HubSpot richiede un App Token con permessi di lettura e scrittura per contatti e deal; Gmail usa OAuth2. Inoltre, vanno impostati il nome dell’agenzia, i servizi offerti, i pesi del punteggio, la soglia e la valuta del budget, gli ID dei responsabili HubSpot, quelli della pipeline e della fase del deal, il canale Slack e il modello OpenAI.
Il sito o il backend del modulo devono inviare i campi previsti all’URL del webhook. Per riconoscere i tentativi ripetuti, riutilizza lo stesso requestId. Se vuoi includere la ricerca sul sito dell’azienda, inserisci in enrichmentAllowedDomains i domini esatti approvati; lascia l’elenco vuoto per saltare questo passaggio. Dopo l’importazione, verifica che i nomi dei campi inviati dal modulo corrispondano a quelli attesi e che gli ID HubSpot e Slack siano quelli corretti per il tuo ambiente.
Come importarlo
Puoi importare il template dalla sua pagina su n8n.io con “Use for free”, oppure copiare il JSON del workflow e incollarlo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, configura le credenziali nei nodi che accedono ai servizi e aggiorna i valori specifici della tua agenzia. Prima di usare il webhook con richieste reali, controlla l’autenticazione, la destinazione delle notifiche e le impostazioni di pipeline e assegnazione.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow usa nodi nativi di n8n e può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi, le credenziali dei servizi collegati vanno configurate nel proprio ambiente. L’eventuale accesso ai siti autorizzati e il corretto funzionamento del webhook dipendono anche dalla configurazione del proprio deployment.
Limiti e verifiche
Il punteggio e l’assegnazione dipendono dai criteri e dai valori configurati: pesi, soglia di budget, servizi, valuta e ID dei responsabili vanno adattati al processo commerciale dell’agenzia. Anche la ricerca web è opzionale e limitata ai domini approvati; controlla l’elenco prima di attivarla. Infine, verifica le bozze generate prima dell’invio e assicurati che il modulo trasmetta dati corretti e requestId coerenti, soprattutto quando effettua nuovi tentativi.
