Questo workflow riceve i dati inviati da un modulo sul sito, controlla e normalizza le informazioni e salva i lead validi in un foglio Google Sheets usato come CRM semplice. Quando un lead viene registrato, invia avvisi WhatsApp ai destinatari del team commerciale. Se si verificano errori, può ritentare le operazioni e avvisare chi si occupa della gestione tramite Gmail, con un messaggio WhatsApp di riserva se l’email non parte.
A cosa serve
È pensato per raccogliere richieste commerciali da un sito e renderle consultabili in un foglio condiviso, senza inserire manualmente ogni contatto nel CRM. Oltre ai dati anagrafici, il flusso può registrare informazioni come azienda, messaggio, fonte e parametri UTM, oltre allo stato degli avvisi inviati.
La parte di controllo aiuta a distinguere le richieste valide da quelle incomplete o sospette. Un campo honeypot, che il modulo deve lasciare vuoto, viene usato per individuare probabili bot. Gli invii spam ricevono una risposta di successo; quelli non validi ricevono invece una risposta 400 con dettagli per campo. Se la validazione fallisce in modo imprevisto, la risposta è 500.
Come funziona
Il sito invia una richiesta POST all’indirizzo webhook di n8n, sul percorso lead-capture. Il workflow controlla i campi obbligatori, normalizza i dati del lead e formatta il numero di telefono in formato internazionale. Perciò il modulo va configurato per inviare i campi attesi, compreso il campo honeypot vuoto.
Quando i dati sono validi, il workflow aggiunge il lead alla scheda Leads di Google Sheets. In caso di errore di scrittura, riprova usando un backoff esponenziale. Se il salvataggio riesce, risponde al modulo con codice 200; se fallisce anche dopo i tentativi, risponde con codice 202 e continua comunque con la gestione degli avvisi.
Per WhatsApp, prepara un messaggio e ne invia una copia a ciascun destinatario commerciale configurato. Anche gli invii non riusciti possono essere ritentati con backoff. Quando la consegna va a buon fine, il workflow aggiorna nel foglio lo stato dell’avviso a SENT e registra l’orario in Alerted At.
Gli errori di esecuzione e le situazioni che richiedono un’escalation passano dalla gestione degli incidenti: n8n invia un’email tramite Gmail e, se la notifica email fallisce, prova a inviare un avviso WhatsApp al numero operativo di riserva.
Cosa ti serve
- Un Google Sheet con una scheda chiamata
Leadse queste intestazioni: Lead ID, Submitted At, Name, Email, Phone, Company, Message, Source, UTM Source, UTM Campaign, Status, Alert Status, Alerted At. - Le credenziali OAuth di Google Sheets e l’ID del foglio impostato in entrambi i nodi Google Sheets.
- Una credenziale WhatsApp Business Cloud e il relativo Phone Number ID.
- Le credenziali OAuth di Gmail per le email di incidente.
- Numeri WhatsApp dei destinatari commerciali in formato internazionale, senza
+, oltre a un numero operativo per gli avvisi di riserva. - Un modulo sul sito in grado di inviare una richiesta POST con i campi previsti.
Come importarlo
Apri la pagina del template su n8n.io e scegli “Use for free”, oppure copia il JSON del workflow e incollalo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, collega le credenziali dei servizi e imposta l’ID del foglio in entrambi i nodi Google Sheets. Aggiorna i valori di configurazione per il prefisso internazionale predefinito, l’URL del CRM e il numero massimo di tentativi. Completa anche i destinatari in Alert Settings, poi copia l’URL webhook di produzione e configuraci il modulo del sito.
Prima di pubblicarlo, controlla che i nomi e il formato dei campi inviati dal modulo corrispondano a quelli attesi, che il campo honeypot sia vuoto nelle richieste normali e che le intestazioni del foglio siano corrette. Verifica inoltre i destinatari degli avvisi e le credenziali con un invio di prova.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow usa nodi nativi di n8n e può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi, ogni nodo che comunica con Google Sheets, WhatsApp Business Cloud o Gmail richiede le proprie credenziali. I servizi collegati possono richiedere account, chiavi o piani separati.
Limiti e adattamenti
Google Sheets svolge qui il ruolo di CRM semplice: struttura le informazioni in una scheda, ma il workflow non descrive funzioni aggiuntive di gestione commerciale. Le intestazioni sono da predisporre con attenzione e il modulo deve inviare i campi compatibili. Anche configurazione dei numeri, prefisso predefinito, URL del CRM e tentativi massimi va verificata per il proprio caso. Infine, il codice 202 segnala che il lead non è stato salvato dopo i retry: l’avviso prosegue, ma il dato non risulta registrato nel foglio.
