Questo workflow prepara una prima risposta alle richieste immobiliari ricevute via email, per esempio da portali o moduli del sito. Gmail intercetta i messaggi contrassegnati con l’etichetta portal-leads; OpenAI elabora il contenuto e il workflow crea una bozza in Gmail, senza inviarla. Prima dell’invio puoi controllarla e modificarla. I dati del contatto vengono inoltre registrati in Google Sheets, con una data di eliminazione prevista per la gestione della conservazione.
A cosa serve
È pensato soprattutto per agenzie immobiliari e di locazione che ricevono molte richieste e vogliono rispondere rapidamente, mantenendo una verifica umana prima dell’invio. Può essere adatto anche ad altre attività che gestiscono richieste via email, purché il flusso dei messaggi e i dati da raccogliere siano compatibili con la configurazione.
La risposta generata è una prima bozza personalizzata e può includere fino a tre domande per qualificare la richiesta. Il workflow non invia email in automatico: il messaggio resta tra le bozze di Gmail, così una persona può verificarne contenuto e destinatario.
Come funziona
Gmail Trigger controlla una specifica etichetta Gmail. Per avviare il flusso, le email pertinenti devono quindi ricevere l’etichetta portal-leads, ad esempio tramite un filtro Gmail configurato appositamente.
Il contenuto dell’email viene inviato a OpenAI con istruzioni per estrarre nome, recapiti, immobile, posizione, informazioni finanziarie e tempistiche. Il prompt chiede anche di scrivere una breve risposta iniziale e di proporre fino a tre domande di approfondimento.
Un passaggio Code verifica alcuni aspetti dell’output: l’indirizzo a cui rispondere deve comparire nell’email originale e non deve appartenere all’agenzia o a un dominio di portale. Le istruzioni impediscono inoltre all’AI di aggiungere link o recapiti e trattano il testo ricevuto come dati, non come istruzioni. Il lead viene poi registrato in Google Sheets. Infine, Gmail salva una bozza con il link per prenotare, la firma e l’informativa sulla privacy configurati nel workflow.
Cosa ti serve
Servono credenziali per Gmail, OpenAI e Google Sheets: vanno aggiunte nel tuo ambiente n8n e non sono incluse nel workflow. I servizi collegati possono richiedere un account, una API key o un piano a pagamento; verifica le condizioni del tuo account OpenAI e degli altri servizi prima di attivare il flusso.
In Gmail occorre impostare un filtro o un altro metodo per assegnare l’etichetta portal-leads alle email da elaborare. In Google Sheets serve un foglio con una scheda chiamata Leads e le intestazioni richieste dalla nota “Start here”. Prima dell’uso, controlla che i nomi delle colonne corrispondano al foglio che hai preparato.
Nel nodo Settings vanno compilati il nome dell’agenzia, il link per prenotare, la firma e l’URL dell’informativa sulla privacy. Puoi adattare tono e domande modificando SYSTEM_PROMPT in “AI instructions” e cambiare il modello tramite AI_MODEL.
Come importarlo
Apri la pagina del workflow su n8n.io e scegli “Use for free”, oppure copia il JSON del workflow e incollalo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, aggiungi le credenziali ai nodi che si collegano ai servizi e completa la configurazione di Gmail, Settings e Google Sheets. Prima di usarlo con richieste reali, verifica destinatario, contenuto delle bozze e dati registrati nel foglio.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow usa nodi nativi di n8n, quindi può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi, le credenziali dei servizi collegati devono essere configurate nel proprio ambiente.
Limiti e verifiche
La qualità della bozza dipende dalle informazioni presenti nell’email e dalle istruzioni impostate: controlla sempre che i dettagli estratti e le domande siano appropriati. Anche le regole di verifica del destinatario non sostituiscono un controllo umano, che resta necessario prima dell’invio.
Il foglio registra una data di eliminazione per la conservazione dei dati; verifica come viene usata nel tuo processo e gestisci la cancellazione in base alle tue esigenze. Controlla inoltre la scheda, le intestazioni e i campi richiesti prima di avviare il workflow, così da evitare registrazioni incomplete o non corrispondenti al tuo foglio.
