Questo workflow trasforma un brief di progetto in una proposta commerciale in PDF e la invia via Gmail al destinatario indicato. La richiesta arriva tramite un modulo n8n; Claude estrae dal testo i dati strutturati, ShipPDF genera il documento usando un tuo template e, quando la generazione risulta completata, il PDF viene spedito e archiviato su Google Drive.
A cosa serve
È pensato per freelance e piccole attività che preparano proposte a partire da informazioni ricevute dai clienti. Può ridurre il lavoro manuale di trasferire i dettagli di un brief in un documento, allegarlo a un’email e conservarne una copia. Il flusso gestisce la generazione e l’invio, ma richiede che template, campi e messaggi corrispondano al modo in cui lavori.
Come funziona
Il trigger è un n8n Form: il cliente o chi compila il modulo inserisce i dettagli del progetto, l’indirizzo email del destinatario e il brief. L’Information Extractor usa Claude tramite Anthropic per convertire il testo libero in campi strutturati, come titolo, ambito del lavoro, tempistiche e prezzo.
I dati estratti vengono inviati all’API ShipPDF insieme all’identificativo del template di proposta. La richiesta include anche un webhook di ripresa di n8n, che ShipPDF può chiamare quando ha terminato la generazione. Il workflow attende quindi il callback e normalizza lo stato restituito e l’URL del PDF.
Se lo stato segnala che il documento è stato completato, il workflow scarica il PDF dall’URL ricevuto. Poi lo invia come allegato tramite Gmail all’indirizzo del destinatario e carica lo stesso file su Google Drive per archiviarlo. Se ShipPDF restituisce uno stato diverso da completato, l’esecuzione passa invece a un passaggio segnaposto: lì puoi aggiungere un avviso o una gestione degli errori.
Cosa ti serve
Servono credenziali API Anthropic e un modello Claude selezionato, una chiave API ShipPDF configurata come autenticazione Bearer per HTTP Request, credenziali Gmail e credenziali Google Drive. I servizi collegati possono richiedere account, chiavi API o piani propri. Il workflow è gratuito, ma questo non implica che tutti i servizi usati siano gratuiti.
Devi anche avere un template di proposta configurato in ShipPDF e sostituire il relativo template_id nella richiesta. Controlla che gli attributi dell’Information Extractor e la mappatura data inviata a ShipPDF corrispondano ai campi previsti dal data_schema del template. Verifica inoltre l’indirizzo usato come destinatario, l’oggetto e il testo dell’email, oltre al drive e alla cartella di destinazione.
Come importarlo
Apri il workflow su n8n.io e scegli “Use for free”, oppure copia il JSON del workflow e incollalo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, aggiungi le credenziali richieste ai nodi che si collegano ai servizi. Prima di usarlo con richieste reali, rivedi il modulo e le mappature dei campi, configura il template ShipPDF e controlla l’invio email e la cartella di archiviazione.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow usa nodi nativi di n8n, quindi può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi vanno configurate le credenziali dei servizi collegati. Il callback di ShipPDF deve poter raggiungere il webhook di ripresa configurato nel workflow; verifica che il tuo ambiente n8n sia raggiungibile nel modo richiesto per ricevere la chiamata.
Limiti e controlli
La qualità dei campi estratti dipende da come imposti l’Information Extractor e da quanto il brief fornisce le informazioni necessarie. Prima dell’uso, adatta gli attributi e verifica il risultato con brief rappresentativi del tuo lavoro. Anche i dati inviati a ShipPDF devono corrispondere esattamente al template scelto.
Il ramo per gli stati non completati non invia già un avviso: è un punto da completare se vuoi ricevere notifiche o gestire gli errori. Inoltre, il flusso invia il documento solo dopo la conferma di completamento da ShipPDF. Controlla con attenzione destinatario, contenuto dell’email e cartella Drive per evitare invii o archiviazioni nel posto sbagliato.
