Questo workflow raccoglie una richiesta di fattura da un modulo n8n oppure da Google Chat, identifica cliente e mese con Claude e prepara una bozza email in Gmail con il PDF allegato. Per comporre il documento usa i dati di Google Sheets e un modello di Google Docs. La fattura non viene inviata automaticamente: resta una bozza che una persona può controllare e spedire.
A cosa serve
È pensato per chi crea fatture usando dati già organizzati in un foglio e vuole ridurre il lavoro manuale di compilazione. Può essere utile a freelance e piccole attività che gestiscono clienti, voci fatturabili e fatture in Google Workspace. La richiesta può arrivare da un n8n Form o, con la configurazione aggiuntiva, da un webhook collegato a Google Chat.
Il workflow non si limita a creare un PDF: controlla anche alcune condizioni sui dati e registra la fattura nel foglio. Se mancano informazioni necessarie, gli importi non sono validi, ci sono troppe righe o il numero di fattura è già presente (a meno che risulti annullato), interrompe l’elaborazione con un messaggio di errore.
Come funziona
La richiesta viene ricevuta tramite il modulo n8n o l’evento webhook di Google Chat. Per le richieste da Chat, il workflow verifica l’indirizzo email del mittente rispetto a un elenco di utenti autorizzati; se il messaggio non è idoneo, restituisce un messaggio di aiuto o di accesso negato.
Il workflow legge in Google Sheets le schede Customers, Items e Invoices. Invia a Claude il testo della richiesta e l’elenco dei clienti per ricavare l’identificativo del cliente e il mese di fatturazione. Poi confronta i dati estratti con il testo originale e usa le informazioni del foglio per calcolare le righe della fattura, i totali, le imposte, la scadenza e il numero di fattura.
Se i controlli vengono superati, copia il modello di fattura in Google Drive, sostituisce i segnaposto tramite Google Docs API ed esporta il documento in PDF. Crea quindi una bozza Gmail indirizzata al cliente con il PDF allegato e aggiunge una riga di registro alla scheda Invoices. Il risultato viene restituito come pagina di completamento del modulo o come risposta in Google Chat, con un link al documento.
Cosa ti serve
Servono credenziali OAuth2 per Google Sheets, Google Drive, Google Docs e Gmail, oltre a una API key Anthropic. Il workflow effettua una chiamata breve a Claude Haiku 4.5 per ogni richiesta. Le credenziali dei servizi collegati vanno configurate nei rispettivi nodi dopo l’importazione; disponibilità e costi dipendono dai tuoi account e dai piani dei servizi.
In Google Sheets devono esserci le schede Customers, Items e Invoices. La scheda clienti deve includere identificativo, nome, altri nomi, indirizzo, email e giorni di pagamento; quella degli articoli deve contenere identificativo cliente, mese, descrizione, quantità e prezzo unitario. Serve anche un modello Google Docs con i segnaposto usati dal workflow, per esempio numero e date della fattura, dati del cliente, righe, imponibile, imposte e totale.
Nella sezione Config vanno inseriti gli ID del foglio e del modello e controllati i dettagli del venditore, valuta e impostazioni fiscali, prefisso della fattura, fuso orario e testo dell’email. Questi elementi devono corrispondere ai dati e alle esigenze della tua attività.
Come importarlo
Apri la pagina del template su n8n.io e scegli Use for free, oppure copia il JSON del workflow e incollalo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, configura le credenziali richieste, gli ID dei documenti e i dati in Config. Prima di usarlo con richieste reali, controlla che le colonne del tuo foglio e i segnaposto del modello corrispondano a quelli attesi dal workflow.
Per abilitare Google Chat serve inoltre configurare un’app Google Chat con l’URL di produzione del webhook, cambiare il percorso del webhook con una stringa casuale lunga e aggiornare l’elenco allowed_chat_users con gli indirizzi autorizzati. L’istanza n8n deve essere raggiungibile da Internet per questa modalità.
n8n Cloud o self-hosted
Il template usa nodi nativi di n8n, quindi può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. Per l’ingresso da Google Chat, però, è necessario che l’istanza sia raggiungibile da Internet; le credenziali dei servizi esterni restano da configurare in entrambi i casi.
Limiti e controlli
L’invio della fattura non è automatico: una persona deve controllare e inviare la bozza Gmail. Il webhook non verifica il token firmato di Google; la protezione descritta dal workflow si basa sul percorso casuale lungo e sulla lista degli indirizzi autorizzati. Due richieste identiche ricevute nello stesso momento potrebbero entrambe superare il controllo dei duplicati. Inoltre, in Google Chat l’anteprima del link a un nuovo documento può mostrare il modello senza i campi compilati, anche se il documento e il PDF generati sono corretti.
È possibile modificare formato delle righe, numerazione o testo email nella parte Build the invoice, e aggiungere informazioni come coordinate bancarie o un numero di registrazione aggiornando sia il modello sia Config.
