Questo workflow controlla Gmail ogni minuto e usa OpenAI GPT-4.1 mini per classificare i nuovi messaggi. In base alla categoria e, se configurata, alla priorità, applica le etichette Gmail corrispondenti. Può aiutare a organizzare la posta in arrivo distinguendo, per esempio, richieste di supporto, lead commerciali, fatture e newsletter, senza dover assegnare ogni etichetta manualmente.
A cosa serve
Il workflow prepara i dati dell’email — mittente, oggetto, una parte del corpo e ID del messaggio — e li invia a OpenAI per ottenere una classificazione. Il risultato comprende categoria, priorità, un breve riepilogo, l’indicazione se serve una risposta e una motivazione breve. In seguito il workflow cerca le etichette Gmail esistenti e associa quelle configurate alla classificazione.
È utile se ricevi messaggi di tipi diversi e vuoi renderli più facili da filtrare o riconoscere nella casella. Non invia risposte ai mittenti: l’informazione sull’eventuale necessità di rispondere fa parte del risultato della classificazione, mentre l’azione descritta è l’applicazione delle etichette.
Come funziona
Il trigger di Gmail controlla la posta ogni minuto. Per ogni nuova email, il workflow normalizza i campi necessari e limita la lunghezza del corpo secondo il valore configurato. Il contenuto viene quindi inviato al nodo OpenAI, che restituisce un risultato in formato JSON.
Il workflow verifica e interpreta la risposta. Se il risultato non è valido, usa la categoria “other” come ripiego. Poi recupera le etichette già presenti nell’account Gmail e cerca quelle corrispondenti alla categoria, usando il prefisso e le associazioni configurate. Se è attiva la gestione delle priorità, può cercare anche un’etichetta di priorità. Infine applica le etichette trovate al messaggio; se manca un’etichetta prevista, salta l’email invece di applicare un’etichetta inesistente.
Cosa ti serve
Servono un account Gmail collegato tramite credenziali OAuth2 e una credenziale OpenAI per il nodo di classificazione. Verifica di poter usare le API OpenAI con il tuo account e le condizioni del piano associato: l’accesso ai servizi collegati può richiedere credenziali e, a seconda del servizio e del piano, può comportare costi.
Crea in Gmail le etichette che vuoi usare, oppure modifica il prefisso e le associazioni nel workflow per adattarli alle etichette già presenti. Tra gli esempi ci sono AI/Urgent, AI/Sales Lead, AI/Support, AI/Billing, AI/Newsletter-Spam e AI/Other. Le etichette di priorità sono facoltative: per usarle, attiva l’opzione corrispondente e crea anche quelle previste per priorità alta, media e bassa.
Impostazioni da controllare
Dopo l’importazione, controlla i valori di Settings: nome dell’attività, modello OpenAI, eventuali note aggiuntive per la classificazione e lunghezza massima del corpo dell’email. Verifica inoltre che prefisso e mappature coincidano con i nomi delle etichette nel tuo account. Prima di affidarti alle etichette automatiche, controlla alcuni risultati: le categorie configurate devono essere adatte al tipo di messaggi che ricevi.
Come importarlo
Apri la pagina del template su n8n.io e scegli “Use for free”, oppure copia il JSON del workflow e incollalo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, collega le credenziali Gmail al Gmail Trigger e ai nodi Gmail, e la credenziale OpenAI al nodo di classificazione. Poi crea o adatta le etichette e rivedi le impostazioni descritte sopra.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow usa nodi nativi di n8n, quindi può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi devi collegare le credenziali dei servizi e configurare le etichette Gmail. La disponibilità delle credenziali non sostituisce eventuali requisiti dell’account Gmail o OpenAI.
Limiti
L’etichettatura dipende dalle mappature configurate e dalle etichette presenti in Gmail: se l’etichetta prevista manca, il messaggio viene saltato. Le email non valide per la classificazione ricadono nella categoria “other”, quindi conviene controllare che esista la relativa etichetta. Poiché il contenuto dell’email viene inviato a OpenAI, considera questa elaborazione quando scegli quali messaggi includere e quali note inserire nelle impostazioni.
