Questo workflow controlla ogni ora le email in Gmail per individuare le conversazioni dei clienti ancora in attesa di risposta. Usa OpenAI per valutare i messaggi nuovi che hanno raggiunto la soglia di risposta e preparare una sintesi, registra tempi e stato in Google Sheets e invia promemoria o escalation in un canale Slack. È pensato per tenere sotto controllo gli SLA di risposta senza dover verificare manualmente ogni thread.
A cosa serve
Il flusso aiuta a distinguere le conversazioni in attesa da quelle a cui hai già risposto. Incrocia i messaggi ricevuti e inviati in Gmail usando il thread, poi confronta le conversazioni ancora aperte con il registro Reply Log in Google Sheets.
Quando una conversazione nuova raggiunge la soglia configurata, OpenAI valuta se è necessaria una risposta, assegna una priorità e genera un breve riepilogo. Slack riceve un avviso solo se l’analisi indica che serve rispondere. Per una conversazione che resta senza risposta e supera il doppio del tempo obiettivo, il workflow aggiorna il registro e pubblica un messaggio di escalation.
Come funziona
Il controllo parte ogni ora con uno Schedule Trigger. Gmail fornisce messaggi recenti della posta in arrivo e della posta inviata; il workflow li abbina per thread per trovare le email dei clienti in attesa di una risposta.
Il confronto con Reply Log permette di riconoscere thread appena arrivati alla soglia, thread già oltre la soglia e conversazioni a cui è stata inviata una risposta. Per le valutazioni nuove, il testo di anteprima dell’email viene passato a OpenAI. Il risultato comprende la decisione sulla necessità di rispondere, una priorità e una sintesi breve.
Le valutazioni vengono aggiunte a Google Sheets. Se il thread rimane aperto oltre due volte il tempo obiettivo, il workflow aggiorna la riga come in ritardo e invia un’escalation su Slack. Quando rileva una risposta in un thread aperto, aggiorna la riga con l’orario della risposta e le ore di risposta calcolate.
Cosa ti serve
Servono account e credenziali per Gmail, Google Sheets, OpenAI e Slack, oltre a un foglio Google con una scheda chiamata Reply Log. La scheda deve avere colonne corrispondenti ai dati scritti dal workflow: inbound_message_id, thread_id, client_email, subject, summary, priority, stage, status, received_at, flagged_at, replied_at e response_hours.
Nei valori di configurazione del workflow vanno impostati il tuo indirizzo email, i domini interni da escludere, reply_target_hours, lookback_days, l’ID del foglio e il canale Slack. Puoi anche specificare client_domains per limitare il monitoraggio a clienti selezionati. I servizi collegati potrebbero richiedere account, credenziali API o piani propri; in particolare occorre collegare l’API key di OpenAI.
Come importarlo
Apri la pagina del template su n8n.io e seleziona Use for free, oppure copia il JSON del workflow e incollalo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, collega le credenziali per ogni nodo che comunica con Gmail, Google Sheets, OpenAI o Slack. Poi crea la scheda Reply Log con le colonne richieste e inserisci i valori di configurazione, verificando soprattutto indirizzo email, domini esclusi, soglia di risposta, periodo di ricerca, ID del foglio e canale destinatario.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow usa nodi nativi di n8n, quindi può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi devi configurare le credenziali dei servizi collegati e rendere disponibile il foglio Google corretto.
Limiti e adattamenti
La soglia, i domini monitorati e il periodo di ricerca vanno adeguati al modo in cui gestisci le email. Se vuoi controllare una sola etichetta Gmail o una casella condivisa, puoi modificare la ricerca Gmail. Dopo l’importazione, verifica anche che la struttura e i nomi delle colonne del tuo foglio coincidano con quelli usati dal workflow. Le notifiche di Slack dipendono dalla valutazione di OpenAI, quindi è utile controllare che riepiloghi, priorità e decisioni siano adatti al tuo processo. Il template prevede inoltre un controllo orario: non è un monitoraggio in tempo reale.
