Questo workflow invia promemoria mensili per la compilazione dei timesheet ai dipendenti elencati in un file CSV su Microsoft SharePoint. Usa Microsoft Outlook per spedire un’email a ciascun dipendente e mettere il suo manager in copia. Dopo l’invio, svuota le colonne relative ai destinatari nel contenuto CSV e carica il file aggiornato su SharePoint. È pensato per organizzazioni che gestiscono i contatti dei dipendenti in un CSV e vogliono automatizzare un promemoria ricorrente.
A cosa serve
Il workflow controlla il calendario nei primi tre giorni di ogni mese, alle 07:00. Prosegue soltanto se la data corrente è il primo giorno lavorativo del mese, inteso come un giorno dal lunedì al venerdì. In quel caso recupera il CSV, prepara l’elenco dei destinatari e invia i promemoria riferiti al mese precedente.
Il controllo evita di inviare il messaggio in un giorno non lavorativo, pur mantenendo l’esecuzione programmata nei primi tre giorni del mese. Il workflow non è descritto come un sistema che verifica se il timesheet è già stato compilato: invia i promemoria sulla base dei dati presenti nel file e della logica configurata.
Come funziona
Un Schedule Trigger avvia il processo secondo la pianificazione mensile. Microsoft SharePoint scarica il CSV e il nodo Extract From File trasforma il file in record utilizzabili dal workflow. I dati vengono elaborati per ricavare nome, email del dipendente ed email del manager; le righe incomplete vengono escluse. Il workflow calcola inoltre l’etichetta del mese precedente, usata nel testo dell’email.
I destinatari vengono elaborati uno alla volta tramite Loop Over Items. Microsoft Outlook invia a ciascun dipendente un promemoria con il manager in CC. Terminati gli invii, il workflow svuota le colonne relative alle email nel contenuto CSV, converte nuovamente i dati in un file CSV e lo carica su SharePoint. Il comportamento delle colonne va verificato prima dell’uso, soprattutto se il file contiene dati che devono essere conservati o riutilizzati.
Cosa ti serve
Servono credenziali OAuth2 per Microsoft SharePoint e Microsoft Outlook. In SharePoint occorre selezionare il sito e il file CSV corretti sia nel passaggio di download sia in quello di caricamento. Per Outlook servono credenziali con i permessi necessari a inviare email dalla casella scelta.
Il CSV deve contenere le colonne attese dal workflow. Tra gli esempi figurano MA, CROSS_MA.email e CROSS_MA.VG_email; se i nomi o la struttura del tuo file sono diversi, dovrai aggiornare le mappature usate per costruire la lista dei destinatari. Controlla anche quali colonne vengono svuotate e quali dati vengono mantenuti nel file ricaricato.
Prima di attivare l’invio effettivo, rivedi oggetto e corpo dell’email, destinatari e logica del CC. È opportuno provare il flusso con un indirizzo sicuro, così da verificare che il messaggio e i destinatari siano corretti.
Come importarlo
Puoi importare il template dalla relativa pagina su n8n.io scegliendo “Use for free”, oppure copiare il workflow JSON e incollarlo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, configura le credenziali dei nodi Microsoft, seleziona il sito e il CSV corretti e controlla le mappature delle colonne. Verifica poi il testo dell’email e fai una prova prima di abilitare la pianificazione.
n8n Cloud o self-hosted
Il template usa nodi nativi di n8n e può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi, i nodi che comunicano con SharePoint e Outlook devono avere credenziali valide e accesso alle risorse selezionate.
Limiti e verifiche
La correttezza degli invii dipende dalla struttura del CSV e dalla configurazione di recipient e CC. Il workflow esclude le righe incomplete, ma non sostituisce la revisione dei dati: verifica che le email associate a dipendenti e manager siano aggiornate. Controlla inoltre il comportamento di svuotamento delle colonne e il file risultante dopo il caricamento, perché il CSV viene modificato al termine del processo. Infine, la pianificazione considera i giorni della settimana: non è indicato un controllo delle festività, quindi verifica che questa regola corrisponda alle procedure della tua organizzazione.
