Questo workflow controlla ogni mattina gli appuntamenti registrati in Google Sheets e invia promemoria tramite Gmail quando si avvicina la data dell’incontro. Gestisce più scadenze — di default 7, 3 e 1 giorno prima — e può chiedere una conferma ai clienti con un numero elevato di mancate presentazioni passate. Dopo gli invii aggiorna il foglio e manda allo staff un riepilogo delle consegne e delle righe da correggere.
A cosa serve
È pensato per attività che gestiscono prenotazioni in un foglio di calcolo e vogliono ricordare ai clienti gli appuntamenti senza inviare ogni email manualmente. Può essere utile, per esempio, a chi offre servizi su appuntamento e usa Gmail per comunicare con i clienti. Il workflow distingue le prenotazioni confermate e future da quelle che non sono ancora nella finestra di promemoria, e tiene conto dello storico dei no-show per aggiungere una richiesta di conferma ai clienti considerati a rischio più elevato.
Come funziona
Il trigger pianificato avvia il controllo ogni mattina. Il workflow verifica le impostazioni richieste, poi legge la scheda “Bookings” di Google Sheets e controlla che le intestazioni necessarie siano presenti e scritte correttamente. Se mancano colonne o i nomi non corrispondono a quelli attesi, il processo si ferma.
Tra le prenotazioni seleziona quelle confermate, future e arrivate alla successiva scadenza di promemoria. Salta righe duplicate o non valide e rispetta un limite massimo di invii per esecuzione, che puoi regolare. Prima dell’invio contrassegna la riga come “sending”; dopo il tentativo registra l’esito nel foglio. In caso di errore, ripristina lo stato in modo che il promemoria possa essere ritentato all’esecuzione successiva.
In modalità test, le email sono indirizzate allo staff e il foglio non viene modificato. In modalità live, i messaggi vengono inviati agli indirizzi dei clienti e viene registrata la cronologia dei promemoria. Quando partono promemoria, lo staff riceve un riepilogo degli invii riusciti e falliti, compresi i clienti a cui è stata chiesta una conferma. Un messaggio separato segnala le righe saltate per ID, date, orari o indirizzi email non validi. Se un’esecuzione pianificata fallisce, un ramo con Error Trigger avvisa lo staff indicando il passaggio e il motivo; lo stesso errore viene notificato al massimo una volta ogni sei ore.
Cosa ti serve
Servono un account Google Sheets collegato a n8n con OAuth2 e un account Gmail, con le rispettive credenziali configurate nei nodi. Nel foglio crea una scheda chiamata “Bookings” e inserisci nella prima riga, con grafia esatta, queste intestazioni: Booking ID, Client Name, Client Email, Service, Appointment Date, Appointment Time, Status, Past No Shows, Reminders Sent, Last Reminder At e Last Reminder Error.
Nella configurazione del workflow inserisci l’ID del foglio, il nome dell’attività, l’URL della pagina di prenotazione, l’indirizzo email dello staff e quello per le risposte. Puoi anche modificare le soglie dei promemoria, il numero di mancate presentazioni che determina il rischio elevato e il limite di invii per esecuzione. Imposta inoltre il fuso orario del workflow in n8n affinché i confronti tra date e orari corrispondano alla tua pianificazione locale.
Come importarlo
Puoi importare il template dalla sua pagina su n8n.io scegliendo “Use for free”, oppure copiare il JSON del workflow e incollarlo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, collega le credenziali Google Sheets e Gmail, prepara il foglio con le intestazioni richieste e completa i valori di configurazione. Mantieni attiva la modalità test per verificare il comportamento prima di passare agli invii ai clienti.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow usa nodi nativi di n8n, quindi può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi, i nodi che comunicano con Google Sheets e Gmail richiedono credenziali valide.
Limiti e verifiche
Il flusso dipende dalla struttura del foglio: controlla che scheda, intestazioni e dati delle prenotazioni siano coerenti con i campi attesi. Prima di attivare la modalità live, verifica che gli indirizzi di test e quelli dei clienti siano instradati correttamente e che date, orari e fuso orario producano le finestre di invio desiderate. Il testo delle email si può modificare nel nodo “Prepare Reminder Email”. Per inviare i promemoria tramite messaggi, il workflow può essere personalizzato sostituendo il nodo Gmail con Twilio o WhatsApp; questa modifica richiede di configurare il servizio scelto.
