Questo workflow aiuta a riassegnare gli appuntamenti cancellati usando i dati di Google Sheets e le email di Gmail. Ogni 15 minuti controlla le prenotazioni e la lista d’attesa, seleziona i clienti idonei secondo servizio e intervallo di date, invia offerte con una finestra di tempo per accettarle e aggiorna i fogli. Avvisa inoltre lo staff sugli invii e sui problemi nei dati: è pensato per attività che gestiscono appuntamenti e vogliono ridurre il lavoro manuale quando si libera uno slot.
A cosa serve
Quando viene cancellato un appuntamento, trovare la persona giusta da contattare può richiedere controlli manuali tra disponibilità, servizi e date richieste. Il workflow automatizza questa selezione a partire da due schede, Bookings e Waitlist. Sceglie tra i clienti idonei quelli che attendono da più tempo e spedisce loro un’offerta per lo slot disponibile.
Puoi definire quante offerte inviare per ogni giro. Se ne invii a più persone, la regola prevista è “first to book wins”: lo slot va a chi lo prenota per primo. L’email contiene un’offerta a tempo, regolata dalla finestra impostata nei parametri.
Come funziona
Il trigger pianificato avvia il controllo ogni 15 minuti. Prima di procedere, il workflow verifica le impostazioni richieste e che le schede Bookings e Waitlist abbiano le intestazioni attese. Poi legge prenotazioni e iscrizioni, individua gli appuntamenti cancellati che rispettano le regole di preavviso e di anticipo e cerca nella lista le persone compatibili per servizio e date.
Per i clienti scelti, aggiorna le righe della lista d’attesa e della prenotazione con lo stato di offerta e i relativi dati. Invia quindi le email tramite Gmail. Dopo l’invio registra il risultato: se una consegna fallisce, corregge l’aggiornamento della riga interessata e marca il destinatario come “send failed”; per gli invii riusciti consolida i destinatari nella prenotazione. Lo staff riceve un riepilogo delle offerte e degli errori di consegna. Un report separato, inviato una volta al giorno, segnala righe malformate o duplicate che sono state saltate.
Cosa ti serve
Servono un account Google Sheets collegato con credenziali OAuth2, sia per Sheets API sia per il nodo Google Sheets, e un account Gmail per inviare le email a clienti e staff. I servizi collegati possono richiedere credenziali e configurazioni proprie; il template è gratuito, ma questo non implica che ogni servizio o piano collegato sia gratuito.
Prepara un file Google Sheets con due schede chiamate esattamente Bookings e Waitlist. La prima deve includere le colonne Booking ID, Service, Appointment Date, Appointment Time, Status, Waitlist Offered To e Waitlist Offered At. La seconda richiede Waitlist ID, Client Name, Client Email, Service, Earliest Date, Latest Date, Status, Added At, Offered Slot, Offered At e Offer Error. Le date e gli orari devono seguire i formati previsti, per esempio YYYY-MM-DD e 14:30.
Configurazione e importazione
Dopo aver importato il workflow, controlla i parametri in Set Configuration Params: inserisci l’ID del foglio, l’URL della pagina di prenotazione, il nome dell’attività, l’indirizzo dello staff e quello per le risposte. Imposta anche la durata dell’offerta, il numero di offerte per giro, il preavviso minimo e il numero massimo di giorni in anticipo. Verifica che intestazioni e nomi delle schede corrispondano esattamente al tuo file e adatta le regole alle tue modalità di prenotazione.
Per provarlo, usa la modalità test, che può indirizzare tutte le email allo staff. Disattivala quando sei pronto a scrivere nel foglio e inviare email ai clienti. Puoi modificare anche il testo dell’offerta nel nodo Prepare Slot Offer Email. Imposta inoltre il fuso orario di n8n, così i confronti tra date e orari e il testo delle email seguono le regole locali.
Per importare il template, apri la relativa pagina su n8n.io e scegli “Use for free”, oppure copia il JSON del workflow e incollalo in un nuovo workflow n8n. Dopo l’importazione, collega le credenziali a ogni nodo che comunica con un servizio.
n8n Cloud o self-hosted
Il workflow usa nodi nativi di n8n, quindi può essere eseguito sia su n8n Cloud sia su un’installazione self-hosted. In entrambi i casi servono le credenziali Google e Gmail, il foglio preparato con le colonne corrette e i parametri configurati. La pianificazione ogni 15 minuti e il fuso orario vanno verificati nell’ambiente in cui lo esegui.
Limiti da considerare
Il workflow dipende dalla qualità dei dati: righe duplicate o malformate vengono saltate e segnalate, quindi conviene controllare il report giornaliero. Prima di attivare l’invio ai clienti, prova la modalità test e verifica intestazioni, date, orari, criteri di idoneità e testo dell’offerta. Quando un cliente prenota uno slot offerto, la gestione successiva richiede di impostare la sua riga Waitlist su booked, la prenotazione cancellata su filled e aggiungere la nuova prenotazione come riga nel foglio.
